วันพุธที่ 22 พฤศจิกายน พ.ศ. 2560

วิธีรักษาสมาธิขณะต้องรับผิดชอบงานหลายอย่างพร้อมกัน

22 พฤศจิกายน 2017
ชาญชัย คุ้มปัญญา
            น้อยคนที่ในเวลาเดียวกันจะรับผิดชอบงานชิ้นเดียว โครงการเดียว หลายคนต้องรับมือทีมงานหลายทีมพร้อมๆ กัน ทำให้เกิดความเครียด ประสิทธิภาพลดลง การเปลี่ยนความสนใจกลับไปกลับมา (จากโครงการหนึ่งสู่อีกโครงการ) ทำให้เหนื่อยล้าเร็วกว่าที่ควร การปรับตัวเปลี่ยนบทบาทฐานะขณะติดต่อกับแต่ละทีม วิธีการพูด วัฒนธรรม ระดับความสัมพันธ์ล้วนส่งผลต่อความเครียดความเหนื่อยล้า


ไฮดี การ์ดเนอร์ (Heidi Gardner) กับมาร์ค มอร์เทนเซน (Mark Mortensen) แนะนำว่า
ประการแรก จัดเรียงลำดับความสำคัญ สร้างตารางงาน
            เริ่มจากเห็นภาพรวมก่อนว่างานที่ต้องรับผิดชอบมีอะไรบ้าง อะไรสำคัญมากน้อย รู้ว่าต้องทำอะไร วางแผนการทำแต่ละงาน มีตารางลำดับงานว่ามีอะไรกี่งาน กำหนดแล้วเสร็จเมื่อไหร่

ชมคลิป 2 นาที

ประการที่ 2 ทำทีละงาน ไม่สลับไปมา
            บางคนคิดว่าตัวเองสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมๆ กัน แต่วิธีนี้ไม่เหมาะกับงานสำคัญ งานที่ต้องทุ่มสมาธิ ข้อแนะนำคือในแต่ละวันให้เลือกทำงานที่สำคัญและต้องทุ่มเทสมาธิมากที่สุดก่อน ทำทีละงาน และกำหนดว่าวันนี้จะต้องทำงานใดให้แล้วเสร็จ รู้ว่าอย่างไรจึงเรียกว่า “เสร็จงาน” ไม่ทำน้อยหรือมากกว่านี้

ประการที่ 3 ป้องกันการเข้าแทรก
            ต้องวางระบบป้องกันการเข้าแทรกขณะทำงานสำคัญใช้สมาธิสูง จะเห็นว่าผู้บริหารจะมีเลขาหน้าห้องคอยรับโทรศัพท์ ต้อนรับแขก เป็นการคัดกรองสิ่งที่ไม่สำคัญออกไป การเปลี่ยนเครื่องมือสื่อสารเป็นระบบสั่น เปิดรับเฉพาะเครื่องสำคัญเท่านั้น การใช้ระบบตอบอัตโนมัติเป็นทางเลือกที่ควรใช้

ประการที่ 4 พัฒนาตัวเอง
            บางคนยุ่งอยู่กับงานประจำจนละเลยฝึกฝนพัฒนาตัวเองเพิ่มเติม กลายเป็นขวานทื่อ ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากนวัตกรรมใหม่ ความรู้ล่าสุด
            จึงต้องมีเป้าหมายว่าจะพัฒนาตนเองอย่างไร แบ่งเวลาส่วนหนึ่งให้กับสิ่งนี้ และให้เวลาส่วนหนึ่งเพื่อพัฒนาทีมงานตนเองอย่างเป็นระบบ

ประการที่ 5 รักษาเวลา
            ทำตามตารางเวลาอย่างเคร่งครัด เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินตามแผน ยิ่งเป็นผู้บริหารยิ่งต้องรักษาเวลา ไม่ปล่อยให้ทีมงานเสียเวลารอ ซึ่งจะเป็นการสอนและเตือนลูกทีมทุกคนว่าต้องตั้งใจทำตามแผน

            ในโลกนี้มีงานดีๆ ที่ทำได้มากมาย แต่หากทำไม่ได้ทั้งหมด ก็จำต้องเลือกบางอย่างที่คิดว่าดีที่สุด เป็นประโยชน์หรือควรทำมากที่สุด การมีสมาธิช่วยให้งานสำคัญที่สุดแล้วเสร็จ มีประสิทธิภาพสูงสุด
-----------------------

บรรณานุกรม :
Gardner, Heidi K., Mortensen, Mark. (2017, November 7). How to Stay Focused If You’re Assigned to Multiple Projects. Harvard Business Review. Retrieved from https://hbr.org/2017/11/how-to-stay-focused-if-youre-assigned-to-multiple-projects-at-once

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

บทความแนะนำ

อี-คอมเมิร์ซที่เชื่อมโยงทั้งอาเซียน

14 พฤศจิกายน 2017 (ปรับปรุง 17 พฤศจิกายน 2017) ชาญชัย คุ้มปัญญา เมื่อวันที่ 13 พฤศจิกายน ในที่ประชุมเอเปก ลีเซียนลุง ( Lee Hsien Loon...